Privacybeleid voor Handbooggilde Sint-Jooris Wingene

Inleiding

Handbooggilde Sint-Jooris Wingene hecht veel waarde aan de bescherming van de privacy van haar leden, vrijwilligers en bezoekers. In overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) leggen wij in dit document uit hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen.

Wie zijn wij?

Handbooggilde Sint-Jooris Wingene is een feitelijke vereniging die zich richt op het beoefenen van handboogschieten. Wij verwerken persoonsgegevens van onze leden, vrijwilligers en bezoekers in het kader van onze activiteiten en het leveren van diensten.

Contactgegevens van de verantwoordelijke

Naam: Mourisse Dylan (Griffier)
Adres: Lentakkervoetweg 15, 8750 Wingene
E-mail: gdpr@st-joorisgilde-wingene.be
Telefoonnummer: +32 493 89 97 32

Waarom verzamelen we persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Ledenadministratie: Om onze leden te registreren en te beheren, waaronder inschrijving voor activiteiten en het innen van contributies.
  • Communicatie: Om onze leden en betrokkenen op de hoogte te houden van gilde-gerelateerde informatie, evenementen en nieuws.
  • Veiligheid: Voor de veiligheid van onze leden en bezoekers tijdens activiteiten, inclusief het bijhouden van deelnemers bij wedstrijden of evenementen.
  • Verplichtingen op basis van de wet: Voor zover vereist door de wet, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden of voor het melden van incidenten.

Welke gegevens verzamelen wij?

De gegevens die wij van u kunnen verzamelen, zijn onder andere:

  • Naam en voornaam
  • Adres
  • Telefoonnummer en/of gsmnummer
  • E-mailadres
  • Rijksregisternummer
  • geslacht
  • Geboortedatum en plaats
  • Nationaliteit
  • Ledenstatus
  • Betalingsgegevens (bijvoorbeeld voor retributie)
  • Informatie over deelname aan evenementen of wedstrijden

Gegevens van minderjarigen

Wanneer wij persoonsgegevens van minderjarigen verzamelen (personen jonger dan 16 jaar), doen wij dit alleen met de uitdrukkelijke toestemming van hun ouder(s) of voogd. Zonder deze toestemming kunnen wij geen persoonsgegevens van minderjarigen verzamelen of verwerken. Indien wij ontdekken dat wij onterecht gegevens van minderjarigen hebben verzameld zonder toestemming, zullen wij deze gegevens onmiddellijk verwijderen.

Gebruik van beeldmateriaal (foto's en filmpjes)

Tijdens onze activiteiten, evenementen en wedstrijden kunnen foto's en video's worden gemaakt van deelnemers, leden en bezoekers. Deze beelden kunnen worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Publiciteit en communicatie: Foto's en video's kunnen worden gebruikt voor publicaties op onze website, sociale media kanalen, nieuwsbrieven of andere communicatiemiddelen van de vereniging.
  • Promotie van de vereniging: Beeldmateriaal kan worden gebruikt voor het promoten van de vereniging en haar activiteiten, bijvoorbeeld bij het adverteren van evenementen, het aantrekken van nieuwe leden of het delen van resultaten van wedstrijden.
  • Archivering: Beelden kunnen worden bewaard ter documentatie en archivering van de activiteiten en prestaties van de vereniging.

Wij zorgen ervoor dat beeldmateriaal alleen wordt gebruikt voor de bovengenoemde doeleinden. Indien u niet wilt dat uw afbeelding of video wordt gedeeld, kunt u dit schriftelijk kenbaar maken bij de vereniging. In geval van minderjarigen wordt de toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal altijd verkregen van de ouder(s) of voogd.

Hoe verwerken wij uw gegevens?

De verwerking van persoonsgegevens bij Handbooggilde Sint-Jooris Wingene gebeurt op een eerlijke en transparante manier. Wij zorgen ervoor dat uw gegevens:

  • Alleen voor de aangegeven doeleinden worden gebruikt.
  • Alleen bewaard worden zolang dit noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.
  • Beveiligd worden tegen verlies, misbruik of ongeautoriseerde toegang. Dit door gebruik te maken van een programma met beveiligde login.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden alleen gedeeld met bestuurders van de vereniging die deze gegevens nodig hebben om hun werkzaamheden uit te voeren.

Uw persoonsgegevens kunnen gedeeld worden met de volgende organisaties:

  • Gemeente Wingene: Voor administratieve doeleinden betreffende aanvragen voor ondersteuning in de vorm van onder andere subsidies.

  • KNBBW (Koninklijke Belgische Boogschuttersbond): Voor administratieve doeleinden en deelname aan erkende wedstrijden en evenementen.

  • Vlas (Vlaamse Traditionele Sporten): Voor administratieve doeleinden, waaronder ledenadministratie.

  • Ordo Nobilis Papegayi: In verband met deelname aan specifieke evenementen of activiteiten die zij organiseren waarbij inschrijving vereist is.

Wij zorgen ervoor dat deze gegevens alleen worden gedeeld voor de bovengenoemde doeleinden en dat zij worden behandeld volgens de richtlijnen van de GDPR. Wij verkopen of delen uw gegevens nooit met derden voor commerciële doeleinden.

Uw rechten onder de GDPR

U heeft onder de GDPR verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Inzage: U kunt een verzoek indienen om in te zien welke persoonsgegevens wij van u hebben.
  • Correctie: U kunt ons vragen om incorrecte of verouderde gegevens te corrigeren.
  • Verwijdering: U kunt verzoeken om uw gegevens te laten verwijderen, mits dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen.
  • Beperking van verwerking: U kunt ons vragen om de verwerking van uw gegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid betwist.
  • Overdraagbaarheid: U kunt verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen, zodat u deze aan een andere organisatie kunt overdragen.
  • Bezwaar maken: U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens, vooral als deze verwerking gebaseerd is op gerechtvaardigd belang.

Beveiliging van gegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, openbaarmaking of wijziging.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Uw gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals ledenbeheer, belastingverplichtingen of andere wettelijke verplichtingen. Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn, worden ze veilig verwijderd.

Cookies

Onze website maakt mogelijk gebruik van cookies voor het verbeteren van de gebruikerservaring en het analyseren van webverkeer. Cookies bevatten geen persoonsgegevens, tenzij u ons deze zelf verstrekt via formulieren of inschrijvingen.

Wijzigingen in dit privacybeleid

Handbooggilde Sint-Jooris Wingene behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.

Contact

Als u vragen heeft over hoe wij met uw gegevens omgaan of als u gebruik wilt maken van uw rechten onder de GDPR, kunt u contact met ons opnemen via de verantwoordelijke.

Opgemaakt op 09/02/2025 te Wingene